1. Engagez-vous en tant qu’Organisation scoute nationale à envoyer une délégation au Jamboree

La première étape pour préparer le 24e Jamboree Scout Mondial (JSM) est de décider, en tant qu’Organisation scoute nationale (OSN) d’envoyer une délégation. Les OSN doivent renvoyer le Formulaire de Nomination du Chef de délégation et le Formulaire d’Inscription de la Délégation au Bureau du 24e JSM. Ces formulaires étaient inclus dans les Bulletins N°1 et N°2 des Nouvelles du Nouveau Monde et par commodité sont de nouveau inclus dans cette édition. Voici les dates limites auxquelles ces formulaires doivent être retournés :

Les participants, chefs d’unité et l’Équipe de Direction de la Délégation (EDD) devront être inscrits pour participer au Jamboree en tant que membre d’une délégation nationale. Ne seront acceptées que les inscriptions venant des OSN. Les pays qui ont plusieurs Associations scoutes nationales devront coordonner leur inscription afin de n’inscrire qu’une seule délégation et nommer qu’un seul Chef de délégation. De la même manière, chaque OSN devra approuver chaque candidature à l’Équipe Internationale de Service (EIS) avant que le Comité d’Organisation du Jamboree puisse la prendre en considération et donner suite.

Le JSM nécessite beaucoup d’engagement de la part des OSN en termes de recrutement, d’approbation des participants, de levée de fond et de voyage. Ce ne sont que quelques-unes des exigences de la planification.

Chaque OSN, leur Chef de délégation et leur Équipe de Direction de Délégation sont tenus d’accepter l’entière responsabilité de leurs membres qui participeront au 24e JSM, durant les voyages aller et retour et la participation aux programmes dans la Summit Bechtel Reserve – site du 24e JSM.

2. Nommer un Chef de délégation et envoyer le formulaire

La nomination du Chef de délégation est importante car cette personne sera garante de l’expérience du Jamboree, afin qu’elle se fasse en sécurité, qu’elle soit profitable et agréable. Les différentes OSN ont des manières différentes de choisir leur Chef de délégation, cependant nous encourageons toutes les OSN à nommer quelqu’un qui soit un chef qui a fait ses preuves, avec une grande expérience scoute dans un contexte international. Cette personne doit être prête à consacrer le temps nécessaire à ce rôle. Une fois que l’OSN a nommé le Chef de délégation, veuillez en informer le Bureau du Jamboree en complétant et renvoyant le Formulaire de Nomination du Chef de délégation (Annexe 1 – Bulletin N°1 – également joint à ce Bulletin).

Le Formulaire de Nomination du Chef de délégation est à renvoyer avant fin mars 2017.
Le Chef de délégation et l’Équipe de Direction de Délégation acceptent l’entière responsabilité des membres de leur délégation.

Le Bureau du 24e JSM peut, à sa discrétion, communiquer avec les OSN et les Chefs de délégation.

3. Complétez et envoyez le Formulaire d’Inscription de la Délégation

L’étape suivante est de compléter et renvoyer le Formulaire d’Inscription de la Délégation (Annexe 2 – Bulletin N°1 – également joint à ce Bulletin). Ce formulaire est à envoyer au Bureau du 24e JSM et nous informe que votre OSN est intéressée à participer au Jamboree. Il nous indique aussi à titre indicatif le nombre de participants (y compris les chefs d’unité et les membres de l’EDD) et d’Équipiers Internationaux de Service (EIS) que vous souhaitez envoyer de votre OSN. Ces estimations nous aideront à planifier le Jamboree.

Pour le moment, le Comité d’Organisation estime une participation de 36 000 personnes et 9 000 EIS. Selon les Lignes directrices de l’OMMS, le nombre de participants et d’EIS maximum pour les OSN qui n’accueillent pas le JSM (non-hôtes), est fixé comme suit :

Une délégation (non-hôte) ne peut pas constituer plus de 10% du nombre maximum de participants approuvé par le Comité Mondial du Scoutisme. Ce nombre maximum de participants par délégation est pour l’instant de 3 600 participants ;

La part d’EIS provenant d’OSN non-hôtes dans le nombre total d’EIS ne doit pas dépasser 10%. Le nombre maximum d’EIS par délégation est pour l’instant de 900.

Une fois que le Comité d’Organisation aura reçu le formulaire d’inscription de la délégation de chaque OSN, nous travaillerons avec elles et leur Chef de délégation respectif pour allouer l’espace disponible aux participants et EIS. Comme vous pouvez le comprendre, c’est un processus continu pour les prochaines années et des attributions supplémentaires purraient être disponibles plus tard, en fonction des demandes d’allocations des autres OSN.

Veuillez noter que neuf participants avec un chef formeront une patrouille, et que 4 patrouilles formeront une unité (donc une unité sera composée de 36 scouts et de 4 chefs d’unité).

Le formulaire d’inscription de la délégation doit être renvoyé au plus tard fin décembre 2017. Si vous pouvez le renvoyer plus tôt, cela nous aidera beaucoup à gérer les allocations.

4. Constituer une Équipe de Direction de Délégation

Réussir l’organisation et la gestion d’une délégation au Jamboree est une grande responsabilité. Nous ne pouvons que recommander la constitution d’une Équipe de Direction de Délégation (EDD). L’EDD est un groupe de responsables qui ont des connaissances et l’expérience dans la gestion financière, les voyages internationaux, le travail avec les jeunes et le Scoutisme international. L’EDD est aussi une manière idéale pour la génération de responsables suivante de votre OSN de développer des compétences. Le nombre de membres de l’EDD est limité et se base sur le nombre de participants de la délégation. Merci de vous reporter au tableau du Bulletin N°1 (page 4, Équipe de Direction de la Délégation).

5. Établir un budget et déterminer les droits d’inscription de votre Délégation

L’étape suivante pour les OSN est d’établir le budget de votre délégation. En plus des droits d’inscription au Jamboree requis par l’Organisation du 24e JSM, vous devrez penser à bien d’autres points, comme :

Budgéter le nombre de participants, chefs d’unité, membres de l’EIS et de l’EDD que vous recruterez pour votre délégation. Référez-vous aux droits d’inscription pour votre délégation. (voir Bulletin N°1 pour le tableau des droits d’inscription en fonction des catégories OMMS pour les OSN).
Calculer les autres frais qui pourraient inclure les insignes de la délégation de l’OSN, le voyage, l’assurance voyage, la participation aux réunions et l’envoi de matériel. N’oubliez pas d’inclure dans votre budget les coûts du voyage encourus pour participer à la Visite d’Étude optionnelle et/ou la(les) réunion(s) des chefs de délégation. Comme souligné dans le Bulletin N°1, utilisez le Modèle du Sommet, de sorte que les participants n’auront besoin d’apporter que leurs affaires personnelles et un sac de couchage. Cela devrait faciliter matériellement les exigences logistiques et d’envoi des OSN.

Pour les OSN qui pourraient avoir besoin d’aide financière, elle est disponible par le biais d’un programme de solidarité. Des informations supplémentaires sur le programme de solidarité du 24e JSM seront disponibles dans les prochains Bulletins.

6. Faire un paiement anticipé pour bénéficier d’une réduction

Des informations sur ces conditions ont été publiées dans le Bulletin N°1 des Nouvelles du Nouveau Monde. Nous vous encourageons à envoyer votre formulaire d’inscription plus tôt que la date limite du 31 décembre 2017, pour que nous puissions commencer à travailler sur le processus d’allocation. Vous n’avez pas besoin de payer un acompte quand vous envoyez votre formulaire. Pour pouvoir profiter de la réduction, l’acompte doit avoir été reçu avant le 31 décembre 2017.

N’oubliez pas que les acomptes qui arrivent tôt permettent de bénéficier d’une réduction et doivent arriver au bureau du 24e JSM le 31 décembre 2017 au plus tard.

7. Commencer à promouvoir le Jamboree localement

Prévoyez des moments pour la promotion du Jamboree dans votre OSN afin de générer l’intérêt des scouts, des responsables et des EIS potentiels. Un Guide de style et de l’image de marque sera disponible début 2017 pour les OSN, ainsi qu’un site Internet où sera mise en ligne une série spéciale de matériel de soutien aux OSN. Ce matériel sera téléchargeable, pourra être imprimé, et doté d’un espace pour une personnalisation locale. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter : http://www.2019wsj.org/

Informations supplémentaires dans les prochains Bulletins.

8. Planifier votre participation à la visite d’étude et à une ou plusieurs réunions des chefs de délégation

D’ici à 2019, vous trois occasions de visiter le site du Jamboree dans la Réserve de Summit Betchel et de rencontrer le Comité d’Organisation du Jamboree. Ce seront d’excellentes opportunités pour voir le site et poser vos questions. Nous nous réjouissons de vous montrer ce site incroyable et de répondre à vos questions.

Il y aura trois occasions de visiter la Summit Bechtel Reserve:

  • Le Jamboree Scout National des Boy Scouts of America en juillet 2017;
  • La première visite des chefs de délégations en avril 2018;
  • La seconde visite des chefs de délégations en au printemps 2019;

Nous recommandons à toutes les délégations d’envoyer des représentants à au moins une de ces visites.

9. Préparez votre délégation à une expérience de Jamboree enrichissante

Les OSN, Chefs de délégation et l’EDD devront réfléchir à la manière de préparer au mieux leurs participants, responsables adultes et EIS qui participeront pour leur pays. Cela inclut des éléments pratiques comme les aider à rassembler l’équipement personnel approprié pour l’expérience de campement sur la Summit Bechtel Reserve. N’oubliez pas la météo, qui peut se caractériser par des nuits fraîches et la possibilité qu’il pleuve. Il faudra marcher de grandes distances sur un terrain vallonné, donc de bonnes chaussures seront indispensables. Envisager d’avoir des camps de formation locaux pour que les jeunes et les adultes apprennent à se connaître avant le voyage tout en améliorant leur savoir-faire pour camper. Nous voulons que tout le monde reste en sécurité et en bonne forme pendant les douze jours de leur expérience du Jamboree.

Il est tout aussi important que les personnes qui participeront au Jamboree soient prêtes à embrasser la nature multiculturelle du Jamboree. Le programme du 24e JSM sera élaboré pour renforcer les possibilités des jeunes du monde à prendre part ensemble dans un environnement qui accueille et célèbre les cultures des uns et des autres. Comme dans les Jamborees Scouts Mondiaux précédents, nous voulons que les participants quittent le site avec le sentiment que ce qui nous rend différents nous rapproche également comme membre de la communauté scoute mondiale. Apprendre sur les cultures d’Amérique du Nord et des pays co-hôtes est un élément important de l’expérience du Jamboree comme l’est également l’accueil et le respect des cultures de l’unité qui campe à côté de nous ou de l’unité dans le sous-camp voisin. Par sa nature même, certains aspects de l’expérience multiculturelle peuvent être mal compris par différentes personnes, donc tout le monde doit savoir comment agir dans cet environnement riche et unique. Il est ainsi très important que tout le monde soit prêt pour la grande variété d’habitudes, de comportements et d’attitudes de leurs nouveaux amis. Le Comité d’Organisation du Jamboree fournira, à l’avance du Jamboree, du matériel pour vous aider dans cet effort. Nous sommes en train de développer le programme pour inclure des expériences multiculturelles et accueillir la compréhension et le respect mutuels comme un élément important de l’expérience du 24e JSM.

Partie 2

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