1. Comprometerse como Organización Scout Nacional a enviar una Delegación al Jamboree

El primer paso para prepararse para el 24º Jamboree Scout Mundial es tomar la decisión, como Organización Scout Nacional (OSN), de enviar una Delegación. Las OSN deben haber enviado sus formularios de Selección de Jefe de la Delegación y el Formulario de Reservación de la Delegación a la oficina del 24º Jamboree Scout Mundial. Estos formularios estaban en los Boletines New World News #1 y #2 y están incluidos en esta edición para su conveniencia.

Las siguientes son las fechas límites para estos formularios:

Los participantes, líderes de unidad y el Equipo Gerencial de la Delegación (EGD) necesitarán registrarse para asistir al Jamboree como parte de una Delegación nacional. La Organización del Jamboree únicamente puede aceptar registros de OSN. Los países que tengan varias Asociaciones Scout Nacionales deberán coordinar su registro y registrarse como una única Delegación y elegir a un Jefe de la Delegación. De manera similar, cada OSN deberá aprobar cualquier solicitud de Equipo Internacional de Servicio (EIS) antes de que el Comité Organizador del Jamboree pueda considerarlas finalmente y actuar en consecuencia.

El Jamboree Scout Mundial requerirá un compromiso considerable de parte de las OSN en términos de reclutamiento, aprobación de participantes, recaudación de fondos y viajes. Éstas son tan sólo algunas de las necesidades que requiere la planeación.

Se espera que cada OSN, Jefe de Delegación, y Equipo Gerencial de la Delegación asuma toda la responsabilidad de sus miembros participando en el 24º Jamboree Scout Mundial al viajar a y de, y mientras estén asistiendo a los programas de la Summit Bechtel Reserve – sede del 24º Jamboree Scout Mundial.
2. Seleccionar al Jefe de la Delegación y enviar el formulario correspondiente

El Jefe de la Delegación es un nombramiento importante ya que esta persona será responsable de asegurar una experiencia de Jamboree segura, disfrutable y que valga la pena para su Delegación. Diferentes OSN tienen diferentes formas de seleccionar a su Jefe de Delegación, pero motivamos a todas las OSN a nombrar a alguien que sea un líder consabido con amplia experiencia en el Escultismo en un contexto internacional. Este individuo deberá estar listo para dedicarle el tiempo necesario a este rol. Una vez que la OSN haya seleccionado al Jefe de la Delegación, por favor informen a la Oficina del Jamboree completando y enviando el Formulario de Registro del Jefe de la Delegación (Apéndice 1 del Boletín # 1—también adjunto a este Boletín).

El Formulario de Selección del Jefe de la Delegación debe ser recibido a más tardar a finales de marzo de 2017.

El Jefe de la Delegación y el Equipo Gerencial de la Delegación aceptan toda la responsabilidad por los miembros de su Delegación.

La Oficina del 24º Jamboree Scout Mundial podrá, a su discreción, comunicarse con las OSN así como con el Jefe de la Delegación.

3. Completar y enviar el formulario de Reservación de la Delegación

El siguiente paso es completar y enviar el formulario de Reservación de la Delegación (Apéndice 2 del Boletín #1—también adjunto en este Boletín). Este formulario se envía a la oficina del 24º Jamboree Scout Mundial y nos informa que su OSN está interesada en asistir al Jamboree. También nos da un número preliminar solicitado de participantes (incluyendo líderes de unidad y EGD) y Equipos Internacionales de Servicio (EIS) de su OSN. Esto nos ayudará en la planeación del Jamboree.

En este momento, el Comité Organizador está proyectando una asistencia esperada de 36,000 participantes y 9,000 EIS. Bajo las Directrices de la OMMS toda OSN que no sea anfitriona está limitada a un número máximo de participantes y staff EIS como sigue:

Una Delegación no anfitriona no podrá constituir más del 10% del número máximo de participantes aprobados por el Comité Scout Mundial. Ese número máximo de participantes por Delegación está fijado actualmente a 3,600 participantes.

No más del 10% de los EIS total planeados deberán ser elegidos de un sólo país aparte del país anfitrión. Ese número máximo de EIS por Delegación está fijado actualmente a 900.

Una vez que el Comité Organizador haya recibido el formulario de Reservación de la Delegación de cada OSN, trabajaremos con cada OSN y Jefe de Delegación para asignar el espacio disponible para los participantes y EIS. Como podría esperarse, éste será un proceso en desarrollo durante los siguientes años, y asignaciones adicionales podrían estar disponibles en el futuro, dependiendo de la demanda y solicitudes de asignación de otras OSN.

Por favor tomen nota de que 9 participantes con 1 Líder formarán una ronda, y 4 rondas formarán una Unidad. (Es decir, una Unidad consiste de 36 Scouts y 4 Líderes de Unidad).

El formulario de Reservación de la Delegación debe ser recibido a finales de diciembre de 2017, pero mientras más pronto llegue más ayudará al Comité Organizador a gestionar las asignaciones.

4. Construir el Equipo Gerencial de la Delegación

Organizar y gestionar una Delegación Jamboree exitosa es una responsabilidad sustancial. Recomendamos que cada Delegación reclute un Equipo Gerencial de la Delegación (EGD). El EGD es un grupo de líderes con conocimiento y experiencia en gestión fiscal, viajes internacionales, trabajo con jóvenes y Escultismo internacional. El EGD también será la forma ideal de desarrollar habilidades en la siguiente generación de líderes de su OSN. El número de miembros del EGD tiene un límite basado en el número de participantes de la Delegación. Por favor referirse a la tabla en el Boletín #1 (Equipo Gerencial de la Delegación (EGD) en la pág. 4).

5. Hacer un presupuesto y determinar la cuota de Jamboree de su Delegación

La siguiente etapa es que la OSN haga el presupuesto de su Delegación. Además de la cuota de Jamboree cobrada por la Organización del 24º Jamboree Scout Mundial, necesitarán planear para otros rubros.
Presupuestar el número de participantes, Líderes de Unidad, miembros del EIS y miembros del EGD que reclutarán en su Delegación.

Referirse a la cuota de Jamboree de su Delegación. (Ver Boletín #1 para la gráfica de las cuotas de la OMMS por categoría de la OSN.)

Calcular otros gastos que podrían incluir insignias de la Delegación de la OSN, viajes, seguros de viajes, asistencia a reuniones y flete del equipo. Recuerden incluir en su presupuesto los gastos de viaje incurridos por la asistencia al Programa de Estudio opcional, y/o Reunión(es) de Jefe de Delegación. Como se recalcó en el Boletín #1, Uso del Modelo de la Cumbre, los participantes sólo necesitan llevar sus artículos personales y un saco de dormir, lo que debe facilitar materialmente las necesidades logísticas y de transporte de la OSN.

Para las OSN que requieran solicitar apoyo financiero, estará disponible a través del programa de solidaridad. Habrá mayores detalles del programa de solidaridad del 24º Jamboree Scout Mundial en futuros Boletines.

6. Hacer un pago anticipado para recibir la cuota con descuento

Detalles sobre estos términos se pueden encontrar en la edición del Boletín #1 del New World News. Los motivamos a enviar su formulario de registro antes de la fecha límite de diciembre 31, 2017 para permitirnos empezar a trabajar en el proceso de asignación. No necesitan hacer el pago del depósito cuando envíen inicialmente su formulario–el depósito simplemente necesita ser recibido a nombre de su OSN a más tardar el 31 de diciembre de 2017, para tener la ventaja del descuento.

Recuerden que los depósitos anticipados califican para la cuota con descuento y deben ser recibidos por la oficina del 24º Jamboree Scout Mundial a más tardar el 31 de diciembre de 2017.

7. Comenzar a promover localmente el Jamboree

Programen tiempo para promover el Jamboree a través de su OSN para generar interés de Scouts, Líderes y EIS. Una Guía de Estilo de Marca se hará disponible a las OSN a principios de 2017, así como un sustancialmente ampliado sitio web con una serie de materiales de apoyo especiales disponibles para las OSN. Estos materiales estarán disponibles como una descarga desde el sitio con opciones locales de impresión y espacio para personalización local. Busca más información en nuestro nuevo sitio web, http://www.2019wsj.org/

Habrá más detalles en los próximos Boletines.

8. Hacer planes para asistir a las Visitas de Estudio y a una o más de las Reuniones de Jefe de Delegación

Entre ahora y 2019, habrá tres oportunidades para visitar la sede del Jamboree en la Reserva Summit Bechtel y para conocer al Comité Organizador del Jamboree. Son las mejores oportunidades para ver la sede y encontrar respuestas a sus preguntas del Jamboree. Ansiamos mostrarles este increíble lugar y responder a sus preguntas e inquietudes.

Oportunidades de visitar la Summit Bechtel Reserve incluyen:

  • El Jamboree Scout Nacional de los Boy Scouts of America en julio de 2017
  • La primera Visita del Jefe de Delegación en abril de 2018
  • La segunda Visita del Jefe de Delegación en la primavera de 2019

Recomendamos que todas las Delegaciones envíen representantes para al menos una de estas visitas.

9. Planeen preparar a su Delegación para una experiencia Jamboree gratificante

La OSN, el Jefe de Delegación, y el EGD necesitarán considerar cómo mejor preparar a sus participantes, líderes adultos, y EIS que asistan de su país. Esto incluirá temas prácticos como ayudarlos a reunir el equipo personal apropiado para la experiencia de campamento en la Reserva Summit Bechtel. Tengan en mente el clima, que podría incluir noches frescas y posibilidad de lluvia, y la necesidad de caminar largas distancias en terreno montuoso por lo que los buenos zapatos son una necesidad. Consideren llevar a cabo campos de entrenamiento locales para que jóvenes y adultos se conozcan antes del viaje y al mismo tiempo mejoren sus habilidades de campamento. Queremos que todos estén a salvo y saludables durante los doce días de la experiencia Jamboree.

Igualmente importante es que todo el mundo llegue a las instalaciones del Jamboree preparado para la naturaleza multicultural de un Jamboree. El programa para el 24º Jamboree Scout Mundial estará diseñado para ampliar las oportunidades de que la juventud del mundo se una en un ambiente que acepte y celebre la cultura de los demás. Como con los Jamborees Scout Mundiales pasados, queremos que nuestros participantes se vayan del lugar con una apreciación de que lo que nos hace diferentes también nos une como parte de la comunidad mundial del Escultismo. Aprender sobre las culturas de Norteamérica, como nuestros coanfitriones, es una parte importante de la experiencia Jamboree al igual que apreciar y respetar las culturas de la unidad acampada junto a ustedes y la unidad en el siguiente subcampo también. Por su misma naturaleza, algunos aspectos de esta experiencia multicultural pueden prestarse a malentendidos por diferentes personas, por lo que todos deberán entender cómo actuar en este ambiente único. Por lo tanto, es primordial que todos estén preparados para la amplia variedad de costumbres, conductas y actitudes de sus nuevos amigos. El Comité Organizador del Jamboree proporcionará materiales en preparación al Jamboree para ayudarlos en este esfuerzo. Estamos desarrollando el programa para incluir experiencias multiculturales, y celebrar el mutuo entendimiento y respeto como una parte muy importante de la experiencia del 24º Jamboree Scout Mundial.

 

Parte Dos

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